一、项目概况：

项目名称：上饶市广信区自然资源局文书档案整理及数字化

预算金额：人民币玖万元(*开通会员可解锁*元)

根据江西省档案馆相关规范要求，按照“确保利用、加强管理”的工作思路，广信区自然资源局开展文书档案整理及数字化工作。

二、采购需求清单:

序号	项目	数量	具体要求
1	文书档案整理	4500件	按照广信区档案进馆要求
2	文书档案目录著录	4500条	按照广信区档案进馆要求
3	文书档案数字化扫描加工	60000页	按照广信区档案进馆要求
4	数据挂接		按照广信区档案进馆要求
5	数据硬盘	4个	按照广信区档案进馆要求
6	档案盒	200个	按照广信区档案进馆要求
7	编写进馆材料		按照广信区档案进馆要求

按照实际完成数量结算

三、供应商资质要求

1、具有独立承担民事责任的能力；

2、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

3、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

4、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

5、参与本次报价项目前三年内，在经营活动中没有重大违法记录，未被列入信用中国失信被执行人名单。

6、单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得同时参与本项目报价。

7.响应供应商被“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）列入严重失信主体名单、失信被执行人、税收违法黑名单的，被“中国政府采购网”网站（www.ccgp.gov.cn）列入政府采购严重违法失信行为记录名单（处罚期限尚未届满的）不得参与本项目的政府采购活动。

四、服务要求

技术规范标准：

1.《中华人民共和国档案法》；

2.《中华人民共和国保密法》；

3.《江西省档案工作规范化管理实施办法》（赣档发（2023)）

4.《纸质档案数字化技术规范》

5.《电子文件归档与管理规范》

6.《档案著录规则》（DA/T18-2022）；

7.《江西省文书类电子档案著录与数据格式规范》。

技术要求：

（一）档案整理

1.档案交接：在指定地点对需归档的档案进行清点并登记数量等相关信息，确保手续的齐全；

2.拆装分类与鉴定：拆除档案包装，进行鉴定是否归档与归档保管期限。

3.排序：文件按时间或规定顺序进行排序，对缺失的重要档案进行登记，整理过程中如遇档案破损，纸张大小不一的，进行相应的折叠、贴边、附表修复等相应处理，以统一文件收纳大小。

4.编页：对每份文件单独一个流水号进行编页；

5.条目著录：根据《纸质档案数字化加工标准》等相关规范，对档案内文件进行逐一著录；

6.装订装盒：将扫描完毕的档案打孔（原孔可使用的情况下不打孔）、加装档案盒，并在放置卷内目录，在档案盒侧边放置脊背条。

（二）目录建库

1.目录建库应选择通用的数据格式，所选定的数据格式应能直接或间接通过 Excel 或 XML 文档进行数据交换。

2.档案应在准确分件的基础上按照《档案著录规则》（DA/T18-2022）、《江西省文书类电子档案著录与数据格式规范》要求进行著录与目录数据录入，业务类档案按单位要求著录，建立案卷级、文件级目录数据库。

3.采用人工校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

（三）目录质检

质量监控过程：团队成员全程协同工作，依照对应类别的档案整理规范对已完成整理的档案进行100%质检，查看工作是否严谨，是否有不符合规范的地方。

1.质检标准

（1）回形针、订书钉等多余装订物是否拆除殆尽；

（2）页码编写是否符合规范；

（3）档案目录各字段的信息著录是否准确，是否有错、漏等现象；

（4）档案原件页数与图像顺序、页数等是否完全一致；有无错订、漏订、倒置等现象；

（四）数字化加工流程

1.拆卷、装订

拆卷和装订不能损害档案原件。拆卷时不允许裁切档案纸张，装订时应尽可能保持原貌，按原有顺序装订，案卷不掉页、右边和底边整齐。装订后由业主负责检查，不符合要求的退回重新装订。要求一次性完成装订，并认真做好档案页码、页数的登记。对于未加盖页码的卷，须加盖页码。给没有目录或原为手写目录的档案编写目录，将编写好的目录打印附卷。未入库档案扫描加工后须打印案卷封面、卷内目录、卷内备考表。

2.扫描：按照目录对文件进行逐一扫描，扫描前将原有的订书钉、回形针等对文件保存有影响的金属物品拆除；对褶皱不平、有折角等影响扫描质量的原件进行相应处理，

扫描时应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备，保证档案不受损。对纸张质地脆弱的老档案，扫描时应加衬纸。遇不满A4大小的纸质材料时粘贴编页后进行扫描。

扫描时应认真登记扫描的页码和页数，并核对实际扫描页码、页数与前处理时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

如遇档案纸张破损、霉变等受损的原件，应进行修复后再进行扫描。对案卷中漏编的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。扫描时保证放纸端正，不压边，不漏扫、错扫，严格确保图像质量。扫描中漏扫、压边的要及时补全、补正。

3.图像处理

图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其他页面信息扫入本页的现象。

每页影像左右端正度控制在1度以内，视觉上基本无偏差。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。不出现图像的一部分出现倾斜或扭曲而影响阅读的现象。厚的案卷装订线较近边角的档案内容会产生扭曲现象，需保证正文能看清楚。

去污：在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过程中带来的污斑，无黑边，外观达到清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。

保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去除时，保证正文文字可以看清楚。

质量监控过程：由质检监控小组全程协同工作，了解整理进度，依照对应类别的档案整理规范对已完成整理的档案进行100%质检，查看工作是否严谨，是否有不符合规范的地方。

4.数字化加工成果质检

质检人员对项目进行全检，整体正确率不得低于95%，档案原始材料100%不允许丢失，检查所有档案的装订还原情况，要求合格率为100%。如低于该值则要求项目组针对已完成的部分整体返工，并在返工后进行复检。

5.数据挂接

成品数据需按照广信区档案馆的要求挂接到江西省档案馆档案管理系统，确保数据挂接准确，必须保证目录数据库与图像文件的一一对应关系，不得错挂、漏挂，不能出现错页、错目录的情况。驻场工程师及售后工程师必须掌握档案的相关知识，遇到问题能够从专业的角度分析并且及时地解决。

6.备份硬盘

制作档案数字化原始数据硬盘，并编制纸质目录。硬盘外观无损伤，硬盘信息中严禁带有计算机病毒及黑客程序等有害信息和与档案无关的信息。

7.数据备份

（1）备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

（2）备份方式

所有数据验收合格后， 必须按照 DA/T38-2008 和《江西省档案馆电子档案与数据离线备份管理规范》要求制作数据移动硬盘 A、B、C 三套向采购方移交。《江西省纸质档案原件数字化审批书》、数字化工作方案、数字化项目合同书等凭证性文件的数字副本应一同存储于授权文件夹中。项目运行过程中形成的各类管理数据导成 DBF、EXCEL 格式数据库向采购方移交。

三、安全管理

严格遵守《保密守则》有关规定。档案扫描工作必须在指定的场所内进行。加工单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。加工单位应做到：

1、与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

2、建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

3、不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

4、扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

5、分批验收进行数据移交时，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

6、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

7、数字化过程安全要求：

（1）对服务器的操作有安全监管措施。

（2）USB端口封闭使用。

（3）各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；存储日志；文件上传日志；网络访问日志等。

（4）按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。

五、档案管理系统及软件要求:

1、本项目用于接收的档案整理及数字化成果是广信区档案馆的“江西省档案馆档案管理系统”，报价成功的供应商须确保所有数字化加工成果（目录数据与图像文件）能完整、准确、规范地导入系统，并能实现正常查询与利用。此过程所涉及的任何技术障碍、兼容性问题及由此产生的额外工作量，均应由中标供应商自行克服并承担。

报价成功的供应商需免费提供给采购单位一套档案查询系统，能实现采购单位在日常工作中对电子档案快捷方便高效的查询和利用。

2、供应商须提供常规数字化实施过程所需的数字档案管理服务一体化平台软件、数据分析提取软件、档案涉密排查管理系统、档案辅助整理系统、电子数据检测与质量管理平台专业软件，不得使用破解版、共享版或授权软件，项目实施全过程使用的软件系统须与提供的软著证书一致，王报价时需提供软件著作权证书扫描件。签约前，采购方现场核验软著原件及版权中心可查询备案信息，无法出示原件、查询不一致、信息篡改、权属存疑的，按虚假报价处理。

六、人员要求:

1、项目负责人需具有：人力资源和社会保障部门颁发的中级及以上档案职称证书、省级以上保密部门颁发的保密培训证书、一年以上档案管理工作经验。

2、项目组人员要求:为了确保项目质量及保密要求，供应商在项目实施过程中不得使用临时工，工作人员须提供相关证书和经验证明材料扫描件及报价单位为其缴纳的近3个月内任意一个月社保证明，

七、售后服务：提供质保期（质保期2年）内的技术支持和数据维护服务，定期回访，解决用户在使用过程中遇到的问题，技术支持和数据维护服务，并在2年内免费派有经验的技术人员指导采购单位新增档案的技术指导。

八、商务条款:

1、项目工期：签订合同后叁个月完成项目。

2、验收要求：本项目成果将由广信区自然资源局和广信区档案馆组织人员进行质量验收，质检不合格的，并在限定时间内完成返工。供应商因自身原因未在合同规定期限内完成整个项目扫描、录入、整理、电子数据导入到江西省档案馆档案管理系统(目录数据与图像文件)，责任由供应商承担。验收不合格，采购单位有权拒付合同款项。

2、付款方式：项目验收合格，以广信区档案馆出具档案移交进馆单据，为采购单位免费安装好档案查询系统，电子数据导入到查询系统，采购单位能实现电子数据方便快捷高效查询后一次性付清。

九.为确保项目服务质量，保护报价单位的切身利益，禁止项目转包、分包。出现数字化加工成果（目录数据与图像文件）无法完整、准确、规范地导入江西省档案馆档案管理系统等现象。

报价单位提交竞价响应材料。包括但不限于以下内容：（1）报价单、（2）供应商资格信用承诺函、（3）营业执照、法人证件及相关资格证(4) 采购需求的软件著作权证书扫描件、(5) 人员证书及对应社保证明。

十.报价时间及地址

若贵单位有意向，可就以上项目在*开通会员可解锁*至*开通会员可解锁*提交报价文件（附营业执照复印件需盖公章）到我局旭日中大道30号510办公室。

联系人及联系号码：李先生，*开通会员可解锁*

联系地址：上饶市广信区旭日中大道30号

特此公告！

上饶市广信区自然资源局

*开通会员可解锁*

附件1：

报价清单

供应商名称：

序号	项目名称	数量	单价（元）	小计(元）	备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
合计

注：报价单位必须填写各分项费用，以证明响应报价的合理性，否则视为无效报价。

供应商盖章：

日期:

附件2：

供应商资格信用承诺函

致（采购人）:

单位名称（自然人姓名）:

统一社会信用代码（身份证号码）：

法定代表人（负责人）：

联系地址和电话：

我单位（本人） 自愿参加本次政府采购活动，严格遵守《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规，坚守公开、公平、公正和诚实信用等原则，依法诚信经营，并郑重承诺：

（一）我单位（本人）符合采购文件要求以及《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的条件：

1、具有独立承担民事责任的能力；

2、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

3、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

4、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

5、参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

6、符合法律、行政法规规定的其他条件。

（二）我单位（本人）未被列入严重失信主体名单、失信被执行人、税收违法黑名单(重大税收违法失信主体）、政府采购严重违法失信行为记录名单。

我单位（本人）对本承诺函及所承诺事项的真实性、合法性及有效性负责，并已知晓如所作信用承诺不实，可能涉嫌《中华人民共和国政府采购法》第七十七条第一款第（一）项规定的 “提供虚假材料谋取中标、成交 ”违法情形。经调查属实的， 自觉接受政府采购行政监管部门按照《中华人民共和国政府采购法》第七十七条：“处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款，列入不良行为记录名单，在一至三年内禁止参加政府采购活动，有违法所得的，并处没收违法所得，情节严重的，由市场监管部门吊销营业执照；构成犯罪的，依法追究刑事责任 ”处理。

供应商名称（单位公章）：

或自然人（签字）：

年  月  日

附件3

法定代表人授权书

致：广信区自然资源局

（供应商全称）法定代表人授权（全权代表姓名、身份证号码:          ）为全权代表,参加贵单位组织的上饶市广信区文书档案整理及数字化加工项目公开竞价活动及现场勘察，全权代表我方处理竞价活动中的一切事宜。

法定代表人签字或签章：

供应商盖章：

日期：年月日