政府采购合同编号：　　FRCG-GK-2*开通会员可解锁*-1　　 采购方式：　　公开招标　　　 合同类型：服务类 采购人（甲方）:　　长沙市芙蓉区档案馆　　　 采购人地址：　　长沙市芙蓉区人民东路189号　　　 供应商（乙方）:　　琴海科技股份有限公司　　　 供应商地址：　　湖南省长沙市芙蓉区隆平高科技园张公岭路338号　　　

(1)乙方安排24小时安保巡逻。

(2)乙方提供的档案库房的库房园区具有专业的消防控制系统或设备装置，并经当地消防管理部门验收合格。

(3)乙方具有货物搬运辅助工具和服务能力。

(4)乙方免费提供3年的售后维护期，包括库房的软硬件设备设施、智能馆库一体化系统及数字档案管理平台。

(5)乙方在服务期间，确保7*24小时响应，及时解决服务需求。为确保库房的软硬件设备设施、智能馆库一体化系统及数字档案管理平台的稳定运行，及时、高效地处理各类问题，乙方建立分级响应机制，具体如下：

一级响应（重大故障）

故障定义：包括但不限于档案库房整体断电、消防系统或安防系统全面瘫痪、智能馆库一体化平台完全无法访问、数字档案管理平台核心功能（如查档、借阅）全部失效等，严重影响档案安全与核心业务运行的问题。

响应要求：乙方在接到甲方通知后，须在30分钟内响应，并在24 小时内完成故障处置及业务恢复。

二级响应（一般故障）

故障定义：包括但不限于库房内部分温湿度调控设备失效、部分监控点位无图像、智能平台个别非核心功能模块报错、数字档案管理平台操作响应缓慢、档案装具出现机械卡阻等，未严重影响档案安全与核心业务，但影响局部功能或使用体验的问题。

响应要求：乙方在接到甲方通知后，须在2小时内响应，并在48 小时内解决问题或提供明确的解决方案及修复时间表。

三级响应（日常咨询与维护请求）

故障定义：包括但不限于甲方操作人员对平台功能的使用咨询、常规的系统配置调整、数据备份检查、日常巡检中发现的问题报修等。

响应要求：乙方在接到甲方通知后，须在4 小时内响应，并在72 小时内完成处理或给出明确答复。

(6)乙方的建设工程质量标准：符合《工程施工质量验收规范》合格标准。

(7)乙方交付产品符合国家相关环保标准、质量标准要求，符合甲方采购要求。

（1）团队配置：在3年的免费售后维护期内，乙方应提供不少于4人的售后服务小组，成员应包括：

项目负责人（1名）：负责售后服务工作的全面协调、统筹管理及与甲方对接，全程统筹项目履约及人员管理。

技术运维人员（软件、1名）：负责智能馆库一体化系统、数字档案管理平台的日常巡检、故障排查、数据备份与恢复、系统升级、接口维护及平台日常运维等全部相关工作。

技术运维人员（硬件、1名）：负责对库房内的所有硬件设备，包括但不限于除湿机、视频监控设备、门禁系统、消防报警主机、密集架、照明系统、漏水检测设备等进行定期巡检、维护保养、故障排查与维修，详细记录每次维护的时间、内容、更换配件等信息，按规范留存运维台账。

安保消防人员（1名）：负责库房园区 24 小时安保巡逻、消防设施日常巡查、安防监控值守、库区出入人员登记及安全管控工作，严格落实库房防火、防盗等安全管理要求。

应急响应人员（1名）：负责突发故障、消防、安防、漏水、温湿度超标等各类突发事件的应急处置、现场协调、人员集结及事件上报。

乙方所有岗位人员到岗报备、岗位稳定性、人员变更报备流程、驻场运维、岗位职责及考核管理等均严格参照附件 1《长沙市芙蓉区档案馆库房租赁服务采购项目项目实施方案》执行。

（2）维护操作规范：

软件维护：乙方工程师在远程维护或现场维护前，需提前告知甲方并获得许可。维护过程中应严格遵守甲方网络安全与保密规定，并详细记录维护过程和结果。

硬件维护：硬件工程师进行现场巡检或维修时，需注意保护现场环境及周边档案安全。对于维修过程中需要拆卸或更换的部件，需事先征得甲方同意，并对更换下来的部件按甲方要求处理。

（1）乙方的库房需满足以下条件：建筑面积大于1000平方米，使用面积大于800平方米，库房电力满足10KV外线双电源进线供电，具备接收芙蓉区档案馆24万卷纸质档案的能力；建设须严格遵循国家档案局《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》《档案馆温湿度管理暂行规定》《档案库房技术管理暂行条例》等要求，重点落实“档案馆九防”（防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染）安全保护措施。乙方完成建设后应移交甲方管理，并满足《机关档案管理规定》中机关档案社会化服务相关要求。

（2）库房建设需包含库房硬件环境系统与智能管控平台：库房硬件环境系统包括视频安防监控系统、密集架、智能恒温恒湿控制系统、七氟丙烷灭火系统及门禁系统；智能管控平台，对库房环境系统的自动化设备进行集成，开发统一的软件系统界面，实现各自动化设备统一管理。

为确保乙方提供的库房及设施设备持续满足合同约定标准，甲乙双方同意按以下方式进行考核与约束：

(1)服务质量标准

乙方承诺在服务期内，确保库房环境及各项系统运行指标持续满足以下标准：

温湿度：档案库房温度严格控制在14℃至24℃之间，相对湿度控制在45%至60%之间。

消防与安防系统：确保消防报警系统、七氟丙烷灭火系统、视频监控系统（存储能力不少于180日）、门禁系统等全年365天×24小时无间断正常运行。

(2)考核方式

甲方有权采取定期检查与不定期抽查相结合的方式，对乙方的服务质量进行考核。考核内容包括：关键设备运行状态：检查温湿度调控、消防、安防等关键设备的运行日志和实时状态。安保与系统维护记录：检查乙方的安保巡逻记录、系统巡检记录、设备维护记录、故障处理报告等。

(3)违约扣款及合同解约约定

服务期内，库房温湿度超标、关键设备故障未按响应时限处置、未达到本合同约定服务质量标准等违约情形，均参照附件 1《长沙市芙蓉区档案馆库房租赁服务采购项目项目实施方案》相关标准执行违约认定及扣款。同类违约情形累计出现 3 次以上的，甲方有权单方终止本合同，由此造成的全部损失由乙方自行承担。

5．其他配套服务

乙方在服务期内须按附件 1《长沙市芙蓉区档案馆库房租赁服务采购项目项目实施方案》要求，免费提供操作人员及管理员培训；免费提供数字档案管理平台版本升级、国产化适配、与甲方 OA 系统对接归档服务；服务期满后无偿向甲方移交数字档案管理平台永久使用权。

第1次分期支付金额为300000元,所占总合同金额百分之25,说明:该期为履约验收期，对应租赁服务第一年第一季度费用，付款期限为项目验收合格交付使用之日起 90 日内；乙方须提前开具等额正规发票交付甲方，甲方收到合规发票后在上述期限内完成款项支付。第2次分期支付金额为300000元,所占总合同金额百分之25,说明:对应租赁服务第一年第二季度费用，付款期限为本季度租赁服务履约完成后 30 日内；乙方须先行开具等额正规发票交付甲方，甲方收到合规发票后在上述期限内完成款项支付。第3次分期支付金额为300000元,所占总合同金额百分之25,说明:对应租赁服务第一年第三季度费用，付款期限为本季度租赁服务履约完成后 30 日内；乙方须先行开具等额正规发票交付甲方，甲方收到合规发票后在上述期限内完成款项支付。第4次分期支付金额为300000元,所占总合同金额百分之25,说明:对应租赁服务第一年第四季度费用，付款期限为本季度租赁服务履约完成后 30 日内；乙方须先行开具等额正规发票交付甲方，甲方收到合规发票后在上述期限内完成款项支付。

无

首次验收按照一般性程序验收，续签下一份合同前一个月，由甲方按照简易程序组织验收。本项目按照长财采购〔2024〕5号《关于加强长沙市政府采购履约验收工作的通知》进行验收。本项目工程全部完成半个月之内完成验收，标的中所需产品（软硬件）根据不同的建设阶段安装调试完毕后，由乙方向甲方发出验收申请，根据合同规定和相关国家标准对项目结果进行验收。并对有异议和疑议项提出书面说明，如果无异议，双方签署验收合同报告。

本合同下交付的货物应符合招标文件第四章“技术规格、参数与要求”所述的标准。如果没有提及适用标准，则应符合中华人民共和国有关机构发布的最新版本的标准。

乙方提供的档案库房需满足国家档案局令第13号《机关档案管理规定》、《档案馆建设标准》、《档案馆建设设计规范》等文件要求，档案库房需达到“九防”要求即：防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染。

自交付之日起30日内支付款项；另有约定的，付款期限最长不得超过60日。约定采取履行进度结算、定期结算等结算方式的，付款期限应当自双方确认结算金额之日起算。合同明确需检验或验收的，应明确检验或验收期间，约定交付后经检验或者验收合格作为支付条件的，付款期限应当自检验或者验收合格之日起算；甲方拖延检验或者验收的，付款期限自约定的检验或者验收期限届满之日起算。

1.根据本项目招标文件，乙方的中标文件及有关国家行业标准进行验收。

2.乙方需按相关国家标准及甲方的要求提供相应的验收文档，包括但不限于：项目设计、建设资料，项目运行阶段的“九防”系统运行维护资料；库房温湿度记录；安全系统值班记录；系统维护人员信息；信息系统运行维护记录、信息系统安全漏洞修复记录。

1.甲方在收到乙方交付的货物后应当及时组织验收。

2.货物的表面瑕疵，甲方应在验收时当面提出；对质量问题有异议的应在安装调试后十个工作日内提出。

3.在验收过程中发现数量不足或有质量、技术等问题，乙方应负责按照甲方的要求采取补足、更换或退货等处理措施，并承担由此发生的一切费用和损失。

4.甲方在乙方按合同规定交货或安装、调试后，无正当理由而拖延接收、验收或拒绝接收、验收的，应承担因此给乙方造成的直接损失。

5.由甲方自行组织验收，根据合同规定和相关国家标准对项目结果进行验收。并对有异议和疑议项提出书面说明，如果无异议，双方签署验收合同报告。

6.项目验收不合格，由乙方返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给甲方造成的损失等费用由乙方承担。连续两次项目验收不合格的，甲方可终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的一切损失由乙方承担。

7.甲方与乙方双方签署验收证书后并报同级政府财管部门备案后，产品才视为验收合格，并开始计算售后服务期。

1.乙方对其所销售的货物应当享有知识产权或经权利人合法授权，保证没有侵犯任何第三人的知识产权和商业秘密等权利。

2.甲方使用乙方提供的货物对第三人构成侵权的，应当由乙方承担全部法律责任，给甲方造成损害的，乙方应当承担赔偿责任。

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3.本项目附件1《长沙市芙蓉区档案馆库房租赁服务采购项目项目实施方案》为本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力。本合同未尽事宜、具体服务标准、人员到岗及管理、故障响应考核、月度报告、监控资料提交、培训、系统运维、档案安全保障及应急处置等全部落地执行内容，均严格按照实施方案执行。实施方案与本合同正式条款如有细微表述差异，以本合同为准，实施方案作为履约考核、违约处理的直接依据。