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2026年档案扫描加工归档合同

合同

发布时间：

2026-09-01

发布于

浙江金华

公告内容

项目编号

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2026 年档案扫描加工归档

项目名称:2026年档案扫描加工归档

项目编号: 33*开通会员可解锁*0000041-ZYCG-2026020

采购计划文号: 临[2026]2420 号

甲方(委托方):永康市自然资源和规划局

乙方 (服务方): 浙江星波信息技术股份有限公司

甲、乙双方根据浙江195处工程管理有限公司关于_2026年档案扫描加工归档_公开招标的采购结果,签署不合同。一、合同金额

序 를	招标内容	数量/单位	合同单价	小计(元)
1	完成甲方纸质档案的扫描加工处理,最终制作图像文件(小于等于 A3 的纸张一页按 A4 纸张数量计价)。	约 124 万页	0.26 元/页	322400
2	完成纸质档案只装订不整理工作 (已整理未装订的档案)。	约 2000 卷	4.5 元/券	9000
3	完成纸质档案整理装订工作(未整理未装订的档案)	约 28518 卷	7.5 元/卷	213885
4	完成纸质档案属性录入工作。	约 4500 卷	0.45 元/券	2025
5	完成图像文件的资料命名及关联挂接工作。	约5万卷	0.56 元/卷	28000
6	大图纸的扫描和数据建库工作。	约 3000 页	4.23 元/页	12690
计合				开通会员可解锁

本项目总价为(大写):人民币_伍拾捌万捌任元整(¥*开通会员可解锁*.00元)

上述采购清单中的数量均为估算量,结算时以实际工作量为准,且结算总价不得超过 58.8万元,结算总价=实际工作量*对应工作内容的合同单价。

履约保证金:本项目免收履约保证金

-- 服务期限:一年(合同签订之日起计算),具体时间如下:

(1) 合同签订后十个工作日内进场加工;

(2) *开通会员可解锁*前完成合同所有工作量的80%,一年内完成所有工作量并通过甲方验收;非乙方方面原因引起项目实施进度受影响的,与甲方协商达成一致意见后可适当延后;

(3) 乙方在签订合同后满十个工作日仍未进行档案扫描加工,或在项目正式实施期间加工通过验收量明显达不到进度要求,或出现3次及以上大批量返工的,甲方有权终止采购合同,解除合同,造成的经济损失由乙方承担。

三、相关技术标准及规范

1、《纸质档案数字化规范》(DA/T 31);

2、《不动产登记操作规范(试行)》(国土资规(2016)6号);

3、《档案著录规则》(DA/T 18);

4、《档案整理规范》;

5、《档案数字化处理规范》;

6、《档号编制规则》(DA/T 13)。

若后续国家有新规程、新标准、新要求的,则从其规程标准和要求。

四、项目建设内容及要求

(一) 基本情况

随着技术的发展、社会的进步,甲方在目常工作过程中产生了大量各类介质的原始材料,主要以纸制档案为主。由于工作中需要经常查阅相关的档案,这种以纸张介质为载体的档案查阅耗时、费力,导致工作效率低下,因此,必须将这些不同介质的原始材料实现数字化转换和处理,以实现信息时代的数字化管理及信息的共享。

目前甲方不仅需要解决纸质材料的数字化转换和处理,还需要对数字化的电子档案资源进行有效管理,方便档案查询和利用。

(二) 建设内容

一使用甲方的档案管理信息系统,按照甲方《档案整理规范》、《档案数字化处理规范》,

在合同签订后1年内对土地、规划、林业各类业务档案进行整理、数字化加工、处理、并且能够保证建设成果和现有不动产系统及档案系统的无缝衔接,最后经甲方确认后将电子档案归入甲方档案库,将纸质档案移交给甲方档案室。

(三) 技术要求

1、数字化加工内容

最终成果以扫描后的图像清晰、完整,档案内容信息与档案原件一致为准。

2、数字化流程要求

档案扫描加工工作包括:档案拆卷整理、目录著录、档案扫描、图像处理、图像存储、属性录入、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、案卷(件)复原、成果管理等, 并确保档案及其档案信息的安全保密,档案拆装时应注意保护档案不受损害。

3、档案拆卷整理

档案加工前的检查整理工作将直接影响到下一阶段档案扫描加工的质量和效率。在档案扫描加工之前,必须逐卷、逐份对档案进行检查核实,察看有无缺页、倒灭、漏号、重号、错号等整理不规范现象。对不规范的内容进行相应修正,并根据档案的实际情况,按下达步骤对档案进行适当整理,并视需要做出标识,确保档案数字化质量。主要包括以下几方面内容:

目录数据准备:包括按卷整理、局部调整。检查案卷主要属性与系统已有数据是否匹配,卷内文件与目录是否对应,发现错误的提交纠正。

拆除装订:在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物,

页面修整:对于破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或资平等)后再进行扫描。档案整理经甲方确认后,方可转入下一道工序。

档案整理登记:制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数等情况。

装订:扫描工作完成后,拆除过装订物的档案必须应按档案保管的要求重新装订复原. 恢复装订时,要保持档案的排列顺序不变,不得漏页、错页,不得压字,装订牢固、不掉页,做到安全、准确、无遗漏。同时,案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况,要求用黑色档案专用水笔进行书写,字体工整、清洁,

不准出现涂改的现象,达到甲方的入库标准。

4、扫描工作环节与质量要求

(1) 档案原件出入库

数字化过程中,对档案原件出入库有严格的制度,有完善的档案原件管理记录.

(2) 扫描

原则上数字化对象的纸质档案全部扫描,不宜进行挑扫;在保证档案原件不受损的前提下,可以根据纸张情况采用平板扫描仪、高速扫描仪等专业扫描仪进行扫描。A3以上大图纸需使用 B0 级以上大型专业工程宽幅扫描仪进行单面扫描,除超大型图纸外,原则上不建议使用纸张拼接。

扫描时应认真登记扫描的页码和页数,并核对实际扫描页码、页数与前处理时填写的页码、页数是否一致、不一致时应注明具体原因和处理方法,并由整理人员重新整理。

对案卷中漏编的页面进行合页处理,确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致.

扫描后的图像清晰、完整,档案内容信息与档案原件一致为准。

扫描参数如下:

扫描分辨率采用 300dpi 或以上。

扫描时保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫、严格确保图像质量。

扫描中漏扫、压边的要即时补全、补正。

扫描色彩模式:

所有纸质档案均采用彩色扫描模式进行扫描。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适度提高分辨率。

存储格式:采用彩色模式扫描的文件,一般采用 JPEG 格式存储。存储时的压缩率的选择,应以保证扫描的图像清晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准则。

(3) 图像处理

图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致,不删除页面任何有用信息,包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示,不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫人本页的现象。

每页影像左右端正度控制在1度以内,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原,以符合阅读习惯。不出现图像的一部分出现倾斜或扭曲而影响

阅读的现象。厚的案卷装订线较近边角的档案内容会产生扭曲现象,需保证正文能看清楚。

去污:在保证文件内容完整的前提下,影像页无扫描过程中带来的污斑,无黑边,外观达到清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则,由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的,可不予清除,

保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当、不宜过浅或过深、不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况,档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致,保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓,扫描时倒映反面文字,文字上的污点无法去污时,保证正文文字可以看清楚。

版心调整,在扫描页面页边分布不均匀的情况下,经过版心调整,使页边分布均匀。

页面标准化处理,在扫描页面非标准尺寸(A3/A4/B5 等)页面大小情况下,经过页面标准化处理,使其页面变成标准的横向或纵向的标准尺寸的页面的功能;

文件数据量大小处理,扫描件文件数据量较大数百 K 情况下,经过处理后文件平均数据量为 500K(K 为单位);

(4) 图像文件的命名及数据属性录入

文件命名: 库藏纸质档案的每一文件都有一个与之相对应的唯一档号,该档号也是每份文件图像的文件名,应按《档号编制规则》(DA/T 13)中有关档号结构标准,建立每份文件的目录数据和文件名。

每份档案文件目录数据与其图像文件名必须建立 -- 对应关系,实现档案目录数据与图像文件的对接。

数据属性录入:在每份档案扫描完毕后,乙方应当以宗地卷宗为单位对卷宗属性进行数据录入,并建立历史关系,最终录入属性标准按甲方档案室与业务科室要求进行设置调整。

(5) 档案目录著录

A 811 837

按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录,建立档案级目录数据库。同时对数据库相应的目录进行修正,确保目录的准确率。

(6) 档案目录数据校对

本项目要求对已有档案目录数据进行校对,以确保数字化档案与目录数据实现准确挂荐。

(7) 质检

具体质检目标如下:

档案原件安全:全检,检查所有档案的入库情况,差错率控制在 0.

扫描图像检查:全检,漏扫率控制在万分之一以内。

图像质量检查:全检,检查所有图像的质量情况,优质率达到99.9%以上。

格式封装检查:全检,图像文件的命名差错率控制在万分之一以内。

著录检查:关键字段要求 100%正确,其余字段的录人错误率控制 99.9%以内,

条目与图像挂接检查:全检,挂接正确率达到100%。

(8) 数据备份与提交

在数字化加工过程中, 乙方应做好扫描数据(特别是原始扫描影像文件)和编辑数据的存储备份工作。乙方需自备硬盘备份数据,等项目验收完成后,收到验收合格清单后, 方可将数据从备份载体中删除。

成品数据经验收合格后,可通过硬盘向甲方提交数据,并按照规定的存储格式进行存储备份,每年应提供3套(一套用于保存,一套用于利用,一套用于备份)。硬盘备份完成后,与影像系统档案进行比对一次,以确保档案资料无遗漏及正确性。硬盘表面标示编号,并制作数据提交明细清单一式两份。

(四)验收方式和验收标准

(1) 乙方提交严格的质量控制方案,其中内容包括:质量控制目标、质量保障计划、质量保障方案、质量控制流程、质量保障措施等。

(2) 初期挑选各类具有代表性的档案开展预加工,待数字化成果出来后,经甲方初期检验合格后,按照检验确定的标准进行后续加工,至结束时再邀请档案数字化验收小组进行总验收,以确保档案数字化成果的质量,避免因结束时验收不通过而造成全部整改.

(3) 每月甲方将对当月扫描的档案影像资料进行抽查及检验,抽查档案卷数为当月扫描量的5%. 确保抽查合格率达96%及以上,不合格的立马进行返工处理,每月验收后将验收情况制作成表格并由双方签字确认;每一年度项目全部完工后对档案的装订和上架情况进行验收,合格率达98%及以上再进行支付,否则要求返工并延迟合同款支付时间,

(4) 在数据验收合格后,对档案实体进行逐卷清点,按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查,如发现丢失、损坏、勾划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、卷内文件颠倒等情况,要重新进行处理和无条件整改。归还每批实

体档案时,提供每批档案扫描加工流程汇总报表和工作日志表,随同实体一起交接,并做好移交记录。

(5) 实体档案移交结束后, 乙方移交备份好的硬盘(3套),并做好移交记录。

(6) 乙方在项目实施过程中的主要里程碑点需提交本合同的执行情况的进度单交与甲方确认。

(7) 甲方根据乙方递交的进度单,进行完成情况的确认,并予以签字及盖章,

(8) 项目验收后,甲方在验收意见落款处盖章。

(五)安全与管理要求

严格遵守有关保密、档案法律法规和甲方的有关规定。数字化加工工作必须在指定的场所内进行,乙方应严格管理所有纸质档案,不得遗失、损坏档案,如有违反有关法律法规的,将追究相关责任人责任。

乙方在签订合同时成立项目组,由乙方和甲方相关人员组成。双方指定专人负责该项目,乙方项目负责人必须为乙方公司级负责人,并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。

签订保密协议,加强对工作人员的保密教育。建立严格的保密制度、所有加工的计算机设备不能接入互联网,并负责档案数据的保密工作,加强管理,杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

不同的工序之间采取不同的措施,杜绝泄密事故发生。

扫描加工场地要做好安全及保密,具备保密设施,保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统,实时监控工作人员的操作过程,统一记录保存。

项目完成经验收后,加工操作终端上的数据必须在甲方项目负责人的现场监督下销毁。

五、商务要求

1、付款方式:

(1) 合同签订并具备实施条件 7个工作目内支付合同价款的 40%作为预付款;

(2) 2026年 11月 30日前完成合同工作量的 80%档案扫描建库工作、经甲方确认且具备支付条件后支付合同价款的 40%;

(3) 所有工作内容完成并通过甲方确认且具备支付条件后支付剩余合同价款.

注:乙方需在每次付款前提供正式发票,税费由乙方承担,如逾期提供,付款时间顺延。本项目实施过程中的资料费、税费、培训费、中标服务费等项目过程中所涉及的一切可见或不可见的费用均由乙方承担。如有漏项,视同已包含在乙方的报价中.

2、维保期限:为保证项目建设成果与现有的档案管理信息系统和不动产系统无缝衔接,乙方须提供以下售后服务。

(1) 保修期限: 档案扫描建库完成并通过甲方验收合格后,提供1年的免费质量保修期。

(2) 保修响应时间:要求对项目提供 7*24 小时技术支持服务,在出现故障 15分钟内给予电话支持,如不能解决,在故障发生的4小时内,派技术人员到现场,6小时内解决问题。

(3) 在服务期内,提供免费电话技术,但因数据本身的问题,而导致功能与说明书上不符等,乙方需提供免费完善其功能或修正其错误的技术支持。

3、其他要求:

3.1、必须在甲方指定的场地内对档案进行数字化加工。

3.2、本次项目所涉及的扫描加工设备等由乙方自行负责。

3.3、乙方拟派项目组成员应当遵守甲方单位的纪律、卫生、治安等规定。

3.4、乙方不得擅自将项目转包或分包,如乙方将项目转包或分包,甲方有权取消解除合同。

4、知识产权:本次项目成果所有权和使用权均属于甲方。乙方不得以任何理由留存, 否则承担由此产生的一切法律和经济责任。未经甲方书面同意,任何单位和个人不得转让和使用本项目成果。

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5、保密要求:

(1)项目过程保密及数据保密:在项目实施过程中(包括合同解除、终止后),乙方必须对甲方提供的任何数据及文档有保密的责任和义务。不得以任何理由留存,不得转让和使用本项目的成果。否则,乙方应承担由此产生的一切法律和经济责任。

在投标书中对该项内容提交的书面承诺书,作为签订项目保密合同的依据,并作为合同密不可分的一部分。

(2) 版权与保密。本项目所有成果的版权属甲方所有,未经同意,乙方不得自行删除、复制、修改、转移数据,亦不得以任何形式向第三方提供;甲方提供的任何业务资料, 乙方需认真保管、严格保密,并在使用完毕后及时归还。

(3) 保密期限:永久。

6、关于转包或分包:本项目不允许分包或转包,如乙方有分包或转包行为的,甲方有权解除采购合同。

六、违约责任

1、甲方无正当理由拒收接受服务的,甲方向乙方偿付合同价款百分之五作为违约金.

2、甲方无故逾期验收和办理款项支付手续的,甲方应按逾期付款总额每日万分之五向乙方支付违约金。

3、乙方未能如期提供服务的,每日向甲方支付合同价款的万分之五作为违约金。因乙方原因超过约定日期10个工作日仍不能提供服务的,甲方可解除本合同。乙方因未能如期提供服务或因其他违约行为导致甲方解除合同的,乙方应向甲方支付合同总价款 5% 的违约金,如造成甲方损失超过违约金的,超出部分由乙方继续承担赔偿责任。

七、不可抗力事件处理

1、在合同有效期内,任何一方因不可抗力事件导致不能履行合同,则合同履行期可延长,其延长期与不可抗力影响期相同。

2、当事人一方因不可抗力不能履行合同的,应当及时通知对方,以减轻可能给对方造成的损失。

3、不可抗力事件延续 120天以上,双方应通过友好协商、确定是否继续履行合同,

八、合同争议处理方式

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THE TECH

双方在执行合同中所发生的一切争议,应通过协商解决。如协商不成,可向甲方所在地法院起诉。