为保障2026年省贸促会出访德国、墨西哥团组境外公务活动顺利实施，规范采购流程，遵循公开、公平、公正、择优原则，中国国际贸易促进委员会湖南省分会以竞争性比选方式公开遴选境外服务供应商，诚邀符合条件的供应商参与投标。

一、项目概况

本项目服务费预算及最高限价均为7.4万元（按2人计算，含境外地接、翻译、代办、签证、保险及住宿伙食公杂等全部服务费用，具体构成见预算明细），报价超出限价视为无效响应。采购方式为竞争性比选，定标采用综合评分法。服务周期自合同签订之日起，至出访完成、资料归档、项目验收合格为止。

注：国际机票费用根据实际出票价格另行报销，不包含在本项目服务费预算内。

二、出访基本概况

为助力湖南企业深度拓展欧洲及拉美市场，推动电子信息、智能制造、工程机械、新能源等优势产业对外交流与合作，省贸促会拟于*开通会员可解锁*组织团组赴德国参加柏林消费电子展（IFA）并举办中德（湖南）消费电子企业对接会，同时赴墨西哥参加中国出口品牌联展并举办经贸合作对接会。

团组人员共2人：一个厅级，一个厅级以下。出访时间为*开通会员可解锁*至9月11日，行程涵盖德国柏林、荷兰（转机）、墨西哥城等地。

三、核心采购服务需求

供应商需全权负责本次出访团组（2人）境外期间的全流程服务保障工作，并承担组织湖南企业参加境外展会、协助举办对接会及商务拜会活动等核心任务，具体如下：

（一）参展组织服务

1.德国柏林消费电子展（IFA）参展组织：负责组织湖南企业参加2026年德国柏林消费电子展（IFA），统筹湖南企业展区的展位预订、展位分配与搭建协调工作；协助企业完成展品运输、展具租赁、展位布置等参展事务；收集整理参展企业信息、展品资料及宣传素材；展前对企业进行参展培训与指导，展中协助企业处理现场事务，展后收集参展成效反馈。

2.墨西哥中国品牌商品联展参展组织：负责组织湖南企业参加2026年墨西哥中国品牌商品联展，落实湖南企业展位预订与分配，协助完成展位搭建、展品运输、现场布展等工作；对接展会主办方（米奥兰特国际会展），协调湖南展团参展事宜；跟踪企业参展情况，协助解决参展过程中的问题。

（二）对接会组织与协助服务

1.德国对接会协助：协助采购人在柏林举办“2026中德（湖南）消费电子对接洽谈会”；提前做好湖南参展企业需求摸底，并组织企业按时参对接会，提高对接实效。

2.墨西哥对接会协助：协助采购人在墨西哥城举办湖南参展企业专场对接会；协助对接会现场分组洽谈的场地安排、翻译协调、物料准备等工作，保障洽谈有序进行。

（三）商务拜会与公务活动协助

1.协助采购人安排拜访IFA管理公司、柏林展览公司等德国会展机构，做好联络对接、翻译保障及行程衔接。

2.协助采购人安排拜访墨西哥当地商协会及驻外机构，做好前期联络、现场翻译及座谈交流服务。

3.协助安排赴IFA展会现场及墨西哥联展现巡馆，配合做好企业展位调研、信息收集及现场协调工作。

（四）行前筹备服务

1.协助收集出访团组人员相关信息，按照外事部门要求办理出境审批、签证等出访相关事项；

2.协助与境外机构、商协会、展会主办方做好沟通协调，完成境外邀请函、拜访函、对接需求及企业背景材料的双向传递；

3.根据对接情况制定出访具体行程安排，明确活动时间、地点、联络员、活动议程和参加人员；

4.协助收集企业参展信息、产品资料，制作湖南展团宣传材料及出访手册；

5.配合准备出访公务礼品。

（五）境外接待与后勤保障

1.根据出访日程安排，提前预订酒店、活动会议室等，做好出访人员住宿、伙食、公杂等后勤保障；

2.提供机场接送、公务陪同、外汇兑换等服务；

3.统筹团组在德国柏林、荷兰（转机）、墨西哥城之间的行程衔接，确保转机、入境等环节顺畅。

（六）翻译与应急保障

1.为公务拜会、对接洽谈等活动提供专业翻译服务（中英/中西/中德）；

2.具备完善的应急处置能力，及时应对出访期间各类突发情况。

（七）会后归档

出访结束后，协助做好证件归还、经费结算、出访报告撰写配合、影像资料整理归档等收尾工作。

四、供应商资格要求

供应商需具备独立履约能力，具体资格条件如下：

1.具备合法有效的主体资质证照；

2.提供近三年经营活动无重大违法、无失信惩戒书面声明；

3.拥有专业服务团队与完善应急处置能力，具备组织企业参加境外知名展会（如IFA展会）及境外大型公务出访团组服务的丰富履约经验；

4.本项目无特定专项资格条件。

五、响应文件提交要求

本项目无需提前报名，供应商需提交以下材料：

1.授权委托书；

2.满足基本资格条件要求的相关材料复印件；

3.资质证明文件；

4.服务方案及报价文件。

递交截止时间为*开通会员可解锁*17:00，逾期不予受理。递交地址为长沙市雨花区时代阳光大道238号A座4楼409中国国际贸易促进委员会湖南省分会。

六、其他说明

本项目服务费报价包含境外地接服务、公务活动翻译、出访手续代办、签证通关服务、境外人身财产保险及住宿、伙食、公杂等全部费用，无隐形支出。国际机票费用根据实际出票价格另行报销，不包含在本次比选报价范围内。供应商应服从采购人统筹安排。

七、评分细则（总分100分）

项目采用综合评分法，按得分高低确定中选单位。

1.企业综合实力（30分）：考核一体化服务能力、组织企业参加境外知名展会及大型境外公务出访团组服务案例；

2.服务实施方案（40分）：考核出访全流程保障方案、参展组织方案、对接会及商务拜会协助方案的完整性与可行性；

3.报价合理性（30分）：以有效报价平均值为基准价计分，严控虚高与恶性低价。

八、联系方式

采购人：中国国际贸易促进委员会湖南省分会

地址：长沙市雨花区时代阳光大道238号A座4楼

联系人：罗先生

联系电话：*开通会员可解锁*