一张图看懂PMBOK第十二章项目采购管理：自己干还是外包？合同怎么签？（附小张案例续集）

原创 蒙玉环 项目管理极简图解

> 项目需要外部买服务、买软件、买设备？PMBOK第十二章告诉你：采购不是买东西，而是管理合作关系，从规划到收尾步步为营。

一、什么是项目采购管理？

项目采购管理就是从项目外部获取产品或服务。它包含3个过程：

核心：采购不是一锤子买卖，而是**从需求定义到合同收尾**的全生命周期管理。

二、合同类型怎么选？

小提醒：范围越模糊，越适合用成本补偿或工料合同；范围越清晰，总价合同越划算。

三、小张的OA系统升级案例（采购篇）

背景：小张团队只有3个后端、1个前端，缺UI设计和性能测试能力。

1. 规划采购管理：小张做了自制或外购分析：

- UI设计：内部无专业人才 → 外购（外包给设计公司，10万）

- 性能测试：可买工具自己测（买LoadRunner授权3万）或外包测试服务（8万）→ 外包划算，因为工具学习成本高

- 部分编码模块（会议室日历复杂逻辑）→ 外购组件（5万）

合同类型选择：

- UI设计 → 固定总价（范围明确）

- 测试服务 → 工料合同（按人天计费，灵活）

- 组件采购 → 固定总价+验收标准

他写了采购工作说明书（SOW）、招标文件（RFP），并制定了供方选择标准（技术分60%+价格分40%）。

2. 实施采购：小张发出RFP，收到4家应答。他组织了投标人会议，解答疑问。评标后，选定：

- 设计公司A（经验丰富，价格略高，但技术分第一）

- 测试服务B（报价低，有同类项目经验）

谈判结束后，小张与两家分别签订了合同，并要求外包人员签署保密协议。

3. 控制采购：项目执行中，设计公司交付的UI稿与需求不符（颜色、字体全错）。小张按合同条款提出变更请求（免费修正，否则扣款），设计公司同意重做。

测试服务B按人天计费，小张每天审核工时记录，发现第5周多报了8小时。他拿出工料合同的条款，要求对方修正发票。对方承认错误，退款。

项目结束时，小张组织了采购审计，总结两家供应商的绩效，更新了合格供应商清单。

4. 采购收尾：所有可交付成果验收后，小张签署了合同关闭文件，支付尾款，归档所有采购文档。

结果：外购部分总花费22万，比预算少3万；设计返工一次但未延期；测试服务质量合格。小张积累了一套采购模板供公司复用。

四、采购管理的常见“坑”

五、一句话总结

> 采购管理不是省钱，而是选对人、签对合同、管好过程，让外部资源为你创造价值。

小张的外包没翻车，是因为他做了自制外购分析、选了合适的合同、开了投标人会议、严格审核工时、及时处理变更。

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作者提示: 内容由AI生成

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