中国水利水电第五工程局有限公司

退休职工档案整理及数字化扫描服务项目

公开询比采购文件

采购人：中国水利水电第五工程局有限公司

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第一章 采购公告

中国水利水电第五工程局有限公司

退休职工档案整理及数字化服务项目

采购编号：

1.采购条件

本采购项目中国水利水电第五工程局有限公司退休职工档案整理及数字化服务已批准实施，由中国水利水电第五工程局有限公司自筹资金。中国水利水电第五工程局有限公司作为采购人将中国水利水电第五工程局有限公司退休职工档案整理及数字化扫描服务项目采用公开询比方式进行采购，现已具备采购条件。

2.项目概况与采购范围

2.1项目名称：中国水利水电第五工程局有限公司退休职工档案整理及数字化扫描服务项目

2.2项目地点：四川省成都市双流区长顺大道二段469号

2.3服务时间：自合同签订之日起至*开通会员可解锁*。

2.4采购项目：250余名退休职工退休职工档案分类、排序、编目、裱糊、打孔、装订、数字化加工、社会化移交对接及移交等，具体服务数量按实际服务数量据实统计。

2.5本采购项目标段/标包划分：本次采购为单个服务包。

2.6其他补充：供应商需到项目地点进行服务，全程保密，验收合格后提供1年内免费整改服务，报价为含税全包价。

3.供应商资格要求

3.1具有独立承担民事责任的能力，提供有效的企业法人营业执照，经营范围包含档案整理、档案数字化加工等相关内容，具备合法的经营主体资格；

3.2具有履行合同所必需的专业技术人员、专用设备及技术能力，具备规范的档案整理、数字化加工服务流程，能够独立完成退休职工档案分类、装订、著录、扫描、图像处理、数据入库等全流程工作，具有三年内人事档案整理等工作的业绩；

3.3具备完善的档案保密管理制度、数据安全管理制度、人员保密管理制度，杜绝档案信息泄露风险；

3.4项目负责人须具备档案管理相关专业中级及以上职称，须提供职称证书且从事档案整理、数字化加工项目管理工作满3年以上；

3.5参加本次采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录，提供书面声明函；

3.6未被列入“信用中国”网站失信被执行人名单、重大税收违法失信主体；

3.7与采购人存在利害关系可能影响采购公正性的单位，不得参与采购活动。单位负责人为同一人或存在控股、管理关系的不同单位，不得参加采购活动，否则，相关响应均无效。响应人的主要人员以及授权委托人员为采购单位职工的，不得参加采购活动。

单位负责人：指单位法定代表人或者法律、行政法规规定代表单位行使职权的主要负责人。

3.8本次采购不接受联合体响应。

4.采购文件的获取

4.1供应商应当在“中国电建阳光采购网”（网址为http://bid.powerchina.cn/index，以下简称“阳光采购网”）进行供应商认证，并领取CA数字证书。完成供应商认证后，请于2026 年4月30日至 2026 年5月3日16：00时止（北京时间），通过互联网使用 CA 数字证书登录“阳光采购网”，明确所响应标段，通过网上银行支付采购文件费用后下载采购文件。线下不予受理。

4.2未按本采购公告4.1条要求的途径获取采购文件的，其响应将被否决。

4.3 采购文件每套售价0元，售后不退。

5.响应文件的递交

5.1响应文件递交的截止时间（采购截止时间）为 2026 年 5月8日 12 时 00 分整（北京时间），供应商应在截止时间前，通过互联网使用CA数字证书登录“阳光采购网”，将加密的响应文件上传，并保存上传成功后系统自动生成的电子签收凭证，递交时间即为电子签收凭证时间。具体递交方式详见采购文件中“供应商须知”。

5.2 逾期送达的、未送达指定地点的、不按照采购文件要求密封(或加密)的或者资格预审（如有）未通过的响应文件，采购人将予以拒收。

6.联系方式

采 购 人：中国水利水电第五工程局有限公司

联系地 址：四川省成都市双流区长顺大道二段469号A栋1622

联 系 人：李丹

电 话：*开通会员可解锁*

采购人 （签名）

采购人： （盖章）

年 月 日

第二章 供应商须知

供应商须知前附表

条 款 名 称	编 列 内 容
采购人	招 标 人：中国水利水电第五工程局有限公司 联系地 址：四川省成都市双流区长顺大道二段469号中国水电五局 联 系 人：李丹 电 话：*开通会员可解锁*
项目名称	中国水利水电第五工程局有限公司 退休职工档案整理及数字化扫描服务项目
项目地点	四川省成都市双流区长顺大道二段469号
采购方式	☑公开 邀请
资格审查方式	☑资格预审，资格条件详见第一章“采购公告” □资格后审，资格条件详见第一章“采购公告”
采购范围	为公司提供退休职工档案整理及数字化服务。
服务时间	计划开始日期：*开通会员可解锁* 计划结束日期：*开通会员可解锁* 具体开始、结束日期以甲方要求为准。
质量要求	应符合《干部人事档案工作条例》相关规定和要求，确保档案材料按人事档案十大类分类准确、页码连续、目录与内容一一对应，档案装订整齐不压字、无破损，数字化图片不低于300dpi，图片无歪斜、无缺页、无污点，扫描数据与实体档案完全一致，无错扫、漏扫等问题。
安全目标	供应商不得泄露任何与项目相关的信息。
供应商资格要求	（1）具有独立承担民事责任的能力，提供有效的企业法人营业执照，经营范围包含档案整理、档案数字化加工等相关内容，具备合法的经营主体资格； （2）具有履行合同所必需的专业技术人员、专用设备及技术能力，具备规范的档案整理、数字化加工服务流程，能够独立完成退休职工档案分类、装订、著录、扫描、图像处理、数据入库等全流程工作，具有三年内人事档案整理等工作的业绩； （3）具备完善的档案保密管理制度、数据安全管理制度、人员保密管理制度，杜绝档案信息泄露风险； （4）项目负责人须具备档案管理相关专业中级及以上职称，须提供职称证书且从事档案整理、数字化加工项目管理工作满3年以上； （5）参加本次采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录，提供书面声明函； （6）未被列入“信用中国”网站失信被执行人名单、重大税收违法失信主体； （7）与采购人存在利害关系可能影响采购公正性的单位，不得参加采购活动。单位负责人为同一人或存在控股、管理关系的不同单位，不得参加采购活动，否则，相关响应均无效。响应人的主要人员以及授权委托人员为采购单位职工的，不得参加采购活动。 单位负责人：指单位法定代表人或者法律、行政法规规定代表单位行使职权的主要负责人。
是否接受联合体采购	不接受
供应商不得存在的其他情形	（1）没有从合法途径获得采购文件的潜在供应商不得参加采购，采购人有权拒绝接受。 （2）被中国电建列入受限供应商名单的企业。
采购预备会	不召开
分包	不允许
采购有效期	90日历天（从采购截止之日算起）
响应保证金	是否要求递交响应保证金： □不要求  要求，具体规定如下： （1）响应保证金金额：¥ 1000 元（大写： 壹仟元整）。 （2）响应保证金的有效期：保证金的有效期与采购有效期一致。 （3）响应保证金的形式：银行转账或见索即付银行保函，若通过银行转账（汇款）方式递交的，须从响应人基本账户汇款至中国电建阳光采购网保证金缴纳指定账户，并将银行回单提交确认；若以保函形式的，保函条款应满足见索即付、索赔无附加条件，开函机构应为中国国有银行支行以上机构、国家中心城市与计划单列市地方性商业银行，并将保函上传至中国电建阳光采购网。 （4）递交时间：在响应截止时间前，响应保证金须成功汇至指定账户上，否则其响应文件将被否决。
近年发生的诉讼及仲裁情况的年份要求	从采购日往前推三年内未被人民法院列入失信执行人员名单。
响应文件副本份数及其他要求	需使用阳光采购网提供的电子钥匙在响应文件上加盖电子签章，并加密上传。注：电子钥匙内企业名称必须与平台注册企业名称一致，否则无法正常使用。各供应商根据实际情况提前变更钥匙名称或平台注册企业名称。 电子化开标评标电子响应文件份数： 加密响应文件1份 供应商应按照采购人设置好的响应文件结构编制响应文件及上传，其中响应函、报价单、工程量清单等作为价格标上传，技术方案（若有）作为技术标上传，其余响应保证金、授权书、业绩、人员证件等部分作为商务标上传，供应商上传后应复核电子签章情况，若因供应商不熟悉系统导致响应文件未签字盖章，采购人有权利废标。
响应文件递交截止时间	*开通会员可解锁*12时00分
递交响应文件地点	/
开标时间、地点及流程	开标时间：*开通会员可解锁*12时00分 开标流程：全流程电子采购方式所有供应商均应当准时在线参加开标。
需要补充的其他内容
最高限价	限价总价4.3万元（含税价），超限价作废。
合同履行过程中物价波动引起的价格调整	不予调差
成交	以采购人成交通知书为准。
响应文件的真实性要求	供应商所递交的响应文件（包括有关资料、澄清）应真实可信，不存在虚假（包括隐瞒）。 供应商声明不存在限制响应情形但被发现存在限制响应情形的，构成隐瞒，属于虚假响应行为。 如响应文件存在虚假，在评审阶段，评审委员会应将该响应文件作为废标处理；成交候选人确定后发现的，采购人和采购行政监督部门可以取消成交候选人或成交资格。
报价唯一	本次采购只能有一个有效报价。即：项目只允许有一个报价，任何有选择和保留的报价将不予接受。响应报价中包含国家规定的相关费用。
其它约定	有下列情形之一的，导致有效响应人不足3家的，采购人可按程序审批后从剩余有效响应人中进行谈判采购或者直接确定采购成交人： （1）采取公开采购方式时，采购截止时间止，供应商少于3个的； （2）采取公开采购方式时，经评审小组评审后否决响应人，导致有效响应人不足3个的；

第三章 评审办法

本标采用最低（响应）价法，通过资格审查的有效供应商中，报价最低的供应商即推荐为成交候选供应商。

1 评审原则

评审遵循公平、公正、科学、择优的原则。

2 评审组织

响应文件的评审工作在监标人的监督下，由评审小组负责进行。采购人依法组建评审小组，评审小组成员 3人。对响应文件做出的评审结论，应符合有关法律、法规、规章和采购文件规定。

2.1 算数错误修改的原则

评审小组对确定为实质上响应的响应文件进行审查，看其是否有计算上或累加上的算术错误，修改错误的原则如下：

（1）响应文件中的大写金额与小写金额不一致的，以大写金额为准；

（2）响应文件中响应函中汇总金额与总价金额不一致的，以响应函金额为准；

（3）响应文件中总价金额与按照单价汇总金额不一致的，以单价计算金额为准。

3 重大偏差的认定

响应文件中的响应函未加盖响应人的公章及企业法定代表人或授权委托人的印鉴（或签字）的；

(1)企业法定代表人授权委托代理人没有合法、有效的委托书（原件）的；

(2)响应人递交两份或多份内容不同的响应文件，或在一份响应文件中对同一采购项目报有两个或多个报价，且未声明哪一个有效；

(3)不同响应人的响应文件出现了评审小组认为不应当雷同的情况；

(4)以他人的名义响应、串通响应、以行贿手段谋取成交或者以其他弄虚作假方式响应的；

(5)响应人未按照采购文件的要求提供必须提交的相关资料的；

(6)拒绝评审小组要求澄清、说明或修正的；

(7)响应文件中提供虚假资料的；

(8)被责令停业的，财产被接管或冻结的；

(9)近三年内有骗取成交或严重违约或重大工程质量问题的。

经评审小组认定为存在重大偏差的响应文件，将作为废标处理。响应文件被确认废标的，采购人将告知该响应人。

4 评审方式

采购人在开标后，由评审小组根据评审标准对响应文件进行评审打分，若有效响应人不满足三家，转为谈判流程。

5 评分细则

5.1资格和符合性审查

5.1.1评标小组对响应人资格及提交的响应文件，进行符合性审查，以判定是否满足采购文件的要求。审查的主要内容包括以下方面：

（1）企业资质是否有效及满足要求；

（2）响应文件按照采购文件规定的格式、内容填写、字迹清晰可辩;

（3）响应文件上法定代表人或法定代表授权代理人的签字齐全;

（4）响应文件上标明的响应与通过资格预审的响应申请人未发生实质性改变的;

（5）按照采购文件的规定提供了授权代理人授权书；

5.1.2资格和符合性检查发现有下列情形者，应视为无效响应或废标：

（1）未按采购文件的要求递交响应文件，致使采购人对响应无法评价的；

（2）对采购文件作了重大或实质性修改，或有重大保留的；

（3）未提交经有效的营业执照、资质证书等不符合要求的；或无响应人的法人或其授权代表签名，无授权书，无营业执照、资质证书等复印件；

（4）响应人以他人的名义响应、串通响应、以行贿手段谋取成交或者以其它弄虚作假方式响应的；

（5）拒不按要求对响应文件进行澄清、证明和补正者；

（6）响应文件内容与采购人的要求不符合的；

第四章 合同条件和格式

甲方合同编号：

乙方合同编号：

采购人（甲方）：

统一社会信用代码：

供应商（乙方）：

统一社会信用代码：

根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国民法典》，遵循平等、自愿、公正和诚实信用的原则，就中国水利水电第五工程局有限公司退休职工档案整理及数字化扫描服务事宜，经甲、乙双方共同协商，一致同意订立下列条款，共同遵守：

一、合同服务内容

本合同服务内容：对中国水利水电第五工程局有限公司退休职工档案整理和数字化扫描所包含的所有过程工作提供服务。

二、合同价及交货节点

1.本合同签约总价（含增值税）：大写 ，（RMB）小写 ，税率为以国家税法要求乙方应纳税额确定。签约价为合同暂定价格，最终合同价格以完成服务涉及的实际档案数量据实计算。

本合同价包括项目本身以及为完成本项目所必须发生的准备、附加及设施等涉及的人工费、材料费、机械费、综合管理费、进出场费、增值税、印花税、个人所得税、财务费用、合理利润及合同履行期间的风险费用等。

2.合同单项价及交货节点如下表：

品名	计量单位	数量	交货 时间（天数）	详细技术性能指标	单价	金额合计（元）	备注
退休职工档案整理服务	人	250卷		对破损、卷角、折皱及影响装订的档案材料进行裱糊、清理、分类、页码编写、录入目录、装订、装盒（袋）
数字化扫描服务	页	4万		预估4页，A4或A3幅面均以一页计算
合计：	￥ 元（大写： ）

3.合同执行期间表中单价不变，数量据实计算。

三、质量标准与技术要求

（一）国家标准

《纸质档案数字化技术规范》DAT31-2017中华人民共和国档案行业标准

《干部档案整理工作细则》(组通字〔1991〕11号)

《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔2009〕12号)

《干部人事档案工作条例》（2018）

（二）技术要求详见附件2：详细技术要求

四、交货及验收

（一）乙方服务期限为合同签订生效后的 一年。

（二）验收由乙方提出申请，甲方组织，乙方配合进行：

(1) 乙方完成全部约定服务并向甲方提交完整书面验收申请资料后，甲方应当在乙方通知完毕后5日内组织验收；

(2) 验收标准：按国家有关规定以及甲方要求的质量要求和技术指标、乙方的响应文件及承诺与本合同约定标准进行验收；甲乙双方如对质量要求和技术指标的约定标准有相互抵触或异议的事项，由甲方在响应文件中按质量要求和技术指标比较优胜的原则确定该项的约定标准进行验收；

(3) 验收时如发现所交付的服务成果有不符合标准及本合同规定之情形者，甲方应做出详尽的现场记录，由此产生的时间延误与有关费用由乙方承担，验收期限相应顺延；

(4) 如质量验收合格，双方签署验收报告。

（三）项目完成乙方提出验收申请后 10 日内，甲方无故不进行验收工作的，视同已完成并验收合格。

（四）乙方应将甲方所提供服务的纸质档案及扫描的成果资料同时交付给甲方。

五、付款方式

一次性支付。乙方完成本合同所有工作量并经甲方验收合格交付后，以最终验收合格的实际档案数量依据合同提请甲方支付所有费用，甲方清算无误后核准，并于30天内完成支付。

注：以上支付，乙方应向甲方提供增值税专用发票后，甲方方可支付费用。

六、售后服务及保证金

1.售后服务期为验收合格后 壹 年。

2.售后服务期内如出现质量问题，乙方在接到通知后 48 小时内应响应到场，并承担相关的费用；如经乙方 3 次修改仍不能达到本合同约定的质量标准，视作乙方未能按时交货，甲方有权退货并追究乙方的违约责任。

3、乙方须指派专人负责与甲方联系售后服务事宜。乙方联系人： ，联系电话： 。

七、双方权利和违约责任

（一）甲方的权利和义务

1.甲方有权对合同规定范围内乙方的服务行为进行监督和检查，拥有监管权。有权定期核对乙方提供服务所配备的人员数量。对甲方认为不合理的部分有权下达整改通知书，并要求乙方限期整改。

2.甲方有权对乙方提供的服务进行不定期考评。

3.根据本合同规定，按时向乙方支付应付服务费用。

4.国家法律、法规所规定由甲方承担的其它责任。

（二）乙方的权利和义务

1、对本合同规定的委托服务范围内退休职工档案享有管理权及服务义务。

2、根据本合同的规定向甲方收取相关服务费用。

3、及时向甲方通告本项目服务范围内有关服务的重大事项。

4、国家法律、法规所规定由乙方承担的其它责任。

5、对本项目内所有档案资料保密，且保密期为永久。

（三）、违约责任

1、甲乙双方不得无故终止本约定书，如甲方无故终止履行约定书已收的费用不退，如乙方无故终止约定书已收的费用全部退还甲方，违约金和赔偿金总额以乙方实际收取的服务费金额为限。

2、除上述违约外，任意一方有其它违约的，双方应本着“互利互让、友好协商”解决，协商不成的可向当地人民法院提起诉讼。

八、安全及职业健康、环境保护

合同履行期间，乙方发生的所有涉及人身安全、作业安全、职业健康、环境保护的伤害、风险及费用，均由乙方自行承担，乙方应对作业人员购置应有的安全保险等。

九、争议解决办法

1、在合同有效期内，任何一方因不可抗力事件导致不能履行合同，则合同履行期可延长，其延长期与不可抗力影响期相同。

2、不可抗力事件发生后，应立即通知对方，并寄送有关权威机构出具的证明。

3、不可抗力事件延续90天以上，双方应通过友好协商，确定是否继续履行合同。

4、合同履行期间,若双方发生争议，可协商或由有关部门调解解决，协商或调解不成的，由当事人依法维护其合法权益。

十、其他事项

1、双方未尽事宜另签补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。

2、乙方可在业务宣传资料中提及甲方的名称及相关服务类别，但不得涉及双方已约定的保密事项及业务。

3、本合同一式二份，甲、乙双方各执一份，具有同等法律效力。

4、本合同自甲乙双方签字、盖章后生效，双方签署时间不一致的以甲方签约时间为准。

本合同附件1：保密协议

附件2: 详细技术要求

甲方（采购方）： 乙方（供应方）：

(公章) (公章)

法定代表人或委托代理人： 法定代表人或委托代理人：

（签字） （签字）

合同签订时间： 合同签订时间：

地 址： 地 址：

邮政编码： 邮政编码：

法定代表人： 法定代表人：

委托代理人： 委托代理人：

电 话： 电 话：

开户银行： 开户银行：

账 号： 账 号：

税 号： 税 号：

附件1：保 密 协 议

甲方:

乙方:

甲乙双方经过友好协商，达成协议，乙方为甲方提供退休职工人事档案整理和数字化加工服务。在甲方的许可下，甲方将与本次服务的档案资料交给乙方，乙方有义务对上述资料承担保密的责任，双方经过一致商定，甲乙双方签署此保密协议。

一、需要保密的信息本协议中所涉及到的所有甲方提供给乙方的档案资料。

二、保密责任

（一）乙方必须采取有效的安全措施和操作规程防止甲方的保密信息不被泄露。

（二）乙方不可把秘密泄露给第三方。

（三）服务完成，协议终止后，乙方应归还属于甲方的档案资料，如当时甲方交与乙方的软件、文档、或其纸质资料、数字化加工的电子文档。

（四）乙方完成服务后，应在甲方监督下格式化所使用电脑的硬盘，确保数据不得外泄。

三、争议解决和适用法律

本协议受中华人民共和国法律管辖并按中华人民共和国法律解释。对因本协议或本协议各方的权利和义务而发生的或与之有关的任何事项和争议、诉讼或程序，本协议双方不可撤销地接受中华人民共和国法院的管辖。

四、协议有效期

（一）自甲乙双方签字盖章之日起生效，保密期限为永久。

（二）本协议一式贰份，双方各执壹份，具有同等法律效力。

甲方:

乙方:

签订时间： 年 月 日

附件2：详细技术要求

整理要求：整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤：

第一步，分类

按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。

第一类：履历材料。

这一类主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。注意，中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归入第一类。

第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。

自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类，如以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。

第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。

这一类主要包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行考察和评价的材料。归入本类的材料，必须是经过组织研究认可正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映干部实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。注意，根据利用工作实际需要， “干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类”。

第四类：学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。

这一类主要包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。注意，学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表统一放第四类。

第五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。这一类主要包括干部审查和干部基本情况更政形成的材料。注意，过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的，此次调整到了第五类；“三龄一历”认定材料统一规定归在第五类。

第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。

这一类主要包括干部参加党、团组织的有关材料。注意，此类包括民主党派的入党材料。

第七类：表彰奖励材料。

这一类主要包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意，享受政府特殊津贴材料有的归在第四、七、九类，此次统一规定归在第七类。

第八类：涉法违纪材料。问责材料、处分材料、上级决定解除处分材料、检察院不起诉决定书、法院裁定书以及公安机关有关行政处理决定等材料。

第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议；民主党派代表会议形成的材料。

第十类：健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他材料。

第二步，排序

排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体方法有：

1.按材料形成的时间排序适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。第四类、第九类材料排序时，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。

2．按材料的内容以及材料之间的内在联系排序

适用于第五、六、八类材料。其中，第五类和第八类材料的排列顺序一般为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页，有封面的材料从封面开始编写。空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复件和原件应视为一份材料，统一编写页数。

第三步，编目

按照甲方提供的人事档案目录表样进行编目。编目的具体要求是：

1．档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。

2．每类目录之前应注明材料类号和类别名称。

3．“序号”填写材料类号和排列顺序号。序号栏的规范填写方法是：材料类号用汉字的“一”至‘十’，二级分类的类号用（一）至（四），序号用阿拉伯数字。

4．“材料名称”根据材料题目填写。没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。

5．“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准。复制的档案材料，采用原件的形成时间。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。

6．“页数”填写材料的页数。按编好的页数如实填写。

7．“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表，复制件等。

8．每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。特别是第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。不要求大类空四行，小类空三行。

第四步，技术加工

对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。

1．对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后，与原件作为一件。

2．幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。注意，从保护档案原貌，简化整理的目的出发，不要对档案材料进行过度裁剪。

3．幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边，不够应加边。有些材料幅面太小，无法装订，应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。

4．档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

5．档案材料应各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

第五步，装订

档案目录置于卷首，干部职务变动登记表排列其后，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。反对刻意追求“四边齐”。干部人事档案如果太厚，应该分成两卷装订。分卷装订时，必须保证同一类材料分在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求，报送市管干部档案必须使用规定的卷夹。卷夹背脊应附边签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等；书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。

裱糊要求：

1.对超出A4规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读；

2.对破损、卷角、折皱和小于A4规格的档案材料，要进行裱糊。主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸，必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要凉干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤；

3.对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字和损伤材料内容；

4.拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。

档案数字化要求：

1.扫描设备：选择对实体档案破坏性小的设备进行数字化

2.扫描色彩模式：采用彩色模式

3.扫描分辨率:不小于300dpi，遇到文字偏小适当提高分辨率；

4.存储格式：JPG、PDF双重格式

5.图像命名：保存图像为单页文件，采用档号最为唯一标识符。

6.图像处理：

7.旋转纠偏，对出现偏斜的图像进行纠偏处理，达到视觉基本不感觉偏斜为准。

8.裁边，如需对图像裁边处理，应在页边距最外延至少2-3mm处裁剪退休。

9.去污，应遵循展现人事档案原貌的原则，不得处理档案页面原有的斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

10.图像质量检查，图像不完整、无法清晰识别，应重新扫描。及时纠正漏扫、错扫、重复扫等情况。

11.数据挂接

第五章 响应文件和格式

一、本章所制文件格式，除格式中明确将该格式作为实质性要求的，一律不具有强制性，但响应单位装订的相关资料和本章所制格式不一致的，评标小组将在评分时以响应文件不规范予以扣分处理。

二、本章所制响应文件格式有关表格中的备注栏，由响应单位根据自身响应情况作解释性说明，不作为必填项。

三、本章所制响应文件格式中需要填写的相关内容事项，可能会与本采购项目无关，在不改变响应文件原义、不影响本项目采购需求的情况下，响应单位可以不予填写，但应当注明。

响应文件格式

封面

中国水利水电第五工程局有限公司

退休职工档案整理及数字化扫描服务项目

响应文件

响应人：XXXXXX

日期：2026年XX月XX日

1.响应函

致：中国水利水电第五工程局有限公司

1． 我方已仔细研究了 采购文件的全部内容，包括但不限于合同文件、技术要求、附表、澄清、补遗以及采购文件中所列的事项，并完全理解和同意放弃对这方面有不明及误解的权利。

2．我方愿意按照公开询比采购文件规定的要求提供响应文件，并承诺按要求完成本项工作并按合同约定履行义务。

3. 我方最终报价含税金额为人民币（大写）： （小写：¥ 元）。其中，适用税率 ，增值税税金（大写）： （小写：¥ 元），不含税金额（大写）： （小写：¥ 元）。

4．我方承诺在公开询比采购文件规定的采购有效期内不修改、撤销报价响应文件。

5．我方承诺在公开询比采购完成后，确认成交后按规定时间与你方签订协议。

6．我方在此声明，所递交的报价响应文件及有关资料内容完整、真实和准确。

响应人：（盖单位章）

法定代表人或其委托代理人：（签字）

年 月 日

2.退休职工档案整理及数字化扫描服务项目报价表

响应人名称： 单位：元

品名	计量单位	数量	交货 时间（天数）	详细技术性能指标	单价	金额合计（元）	备注
退休职工档案整理	人	250		对破损、卷角、折皱及影响装订的档案材料进行裱糊、清理、分类、页码编写、录入目录、装订、装盒（袋）
数字化扫描	万页	4		预估4页，A4或A3幅面均以一页计算
不含税合计：	￥ 元（大写： ）
增值税税金	按X%执行
含税合计

注：响应人必须据实填写，不得虚假响应，否则将取消其响应或成交资格。

响应人名称（盖单位公章）:

法定代表人或委托代理人（签字）：

日 期： 年 月 日

3.授权委托书

中国水利水电第五工程局有限公司：

我 （姓名） 系 （响应人名称） 的法定代表人，现委托 （被委托人姓名、职务） （居民身份证编号： ） 为我单位的授权代表人，代表我单位就中国水利水电第五工程局有限公司退休职工档案整理及数字化服务签署响应文件、进行谈判、签订合同和处理与之有关的一切事务，其签名真迹如本授权委托书末尾所示。

授权代表人无转委权。

特此委托。

附：1.法定代表人身份证复印件（正面、反面）。

2.委托代理人身份证复印件（正面、反面）。

响应人： （盖单位章）

法定代表人： （签字）

身份证号码：

委托代理人： （签字）

身份证号码：

年 月 日

4.申请人基本情况表

响应人名称
注册地址				邮政编码
联系方式	联系人			电 话
	地 址			网 址
组织结构
法定代表人	姓名		电话
成立时间			员工总人数
企业资质等级			营业执照号
开户银行			账号
注册资金
单位简介
经营范围

响应人名称（盖单位公章）:

法定代表人或委托代理人（签字）：

日 期： 年 月 日

5、营业执照

6、相关业绩证明

7、其他